Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı Prosedürü

MB1026_2_TARAFSIZLIK VE GİZLİLİK PROSEDÜRÜ

1. AMAÇ

 

Bu prosedür, Medibim Medikal tarafından müşterilerine verdiği, test-deney ve test, kontrol ve kalibrasyon hizmetlerine ait faaliyetlerinin tarafsızlığını ve gizliliğini yönetmek, etkinliğini kontrol etmek, tarafsızlık ve gizlilikten dolayı olası riskleri belirlemek ve bu riskleri yönetmek amacı ile yapılması gerekenleri belirlemek için yöntem oluşturmaktadır.

 

2. KAPSAM

 

Bu prosedür, Medibim Medikal bünyesinde çalışan, alınacak kararlardan etkilenecek yada alınacak kararlar doğrultusunda hareket etmesi gereken tüm personeli kapsar.

 

3. TANIMLAR

 

Tarafsızlık: Genel anlamıyla taraf tutmama, yansız kalma, belirli bir zaman ve mekanda belirlenmiş tutum ve düşünceler arasında tercih yapmama halidir.

Gizlilik: Bir işlem sırasında müdahil olan taraflara ait bilgilerin, işlem verilerinin ya da yazışmaların konu dışındaki kişi veya kurumlardan saklı tutulması durumuna verilen isimdir.

Taahhüt: Bir şey yapmayı üstüne alma, üstlenme.

 

4. SORUMLULAR

 

Medibim, yürütmüş olduğu test-deney ve test, kontrol ve kalibrasyon hizmet faaliyetleri kapsamında tarafsızlığını ve gizliliğini korumak, ticari ve diğer baskılardan uzak kalmasını sağlamak amacıyla çalışır. Medibim bünyesinde çalışan tüm personelin vermiş olduğu test-deney ve test, kontrol ve kalibrasyon hizmeti kapsamında tamamı tarafsızlığı ve gizliliği sağlamaktan sorumludur. Yönetim Kalite Temsilcisi tarafsızlık ve gizlilik ile ilgili olan tüm faaliyetleri yönetime iletmek, doküman ve kayıtların uygun şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi faaliyetlerinin yerine getirilmesini sağlamaktan sorumludur.

 

5. UYGULAMA

 

Medibim hizmetlerini tarafsız ve önyargısız olarak yerine getirebilmesi ve verdiği hizmet kapsamınının içeriği ile ilgili politika ve prensiplerin geliştirilmesi konularında müşterileri ile iletişim halinde olur. Medibim baskın belli bir kesimin etkisi olmaksızın ilgili tüm tarafların katılımı olanaklı kılacak şekilde faaliyetlerini tarafsız bir şekilde ifa eder. Medibim tarafından tanımlanan bu faaliyetler, kontrolü ve denetiminin sağlanması bakımından yılda en az bir bir kez düzenlenen Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısında görüşülür ve gözden geçirilir.

 

 

 

5.1.  Risk Analizi Ve Uygulama:

 

Medibim test-deney veya test, kontrol ve kalibrasyon ve ölçüm faaliyetlerinin tarafsızlığını, gizliliğini ve bağımsızlığını tehlikeye düşürebilecek, çıkar çatışması çıkarabilecek durumları ve riskleri aşağıda tanımlamıştır. Riskleri minimize etmek için alınan önlemleri ve yaptırımları, test deney raporlarının sonucu ile ilgili kurumun ve dolayısı ile personelin bağımsız karar verebilme özgürlüğünün sağlanması burada ve ayrıca MB1025 Risk Ve Fırsat Analiz prosedüründe açıklanmıştır. Risklere karşı nasıl adımlarda bulunulacağı MB3041 Risk, Fırsat ve Aksiyon Değerlendirme Talimatında belirtilmiştir.

 

Tarafsızlığı tehdit eden unsurlardan bazılarını aşağıda belirtilmiştir:

 

• Kendi çıkarlarından kaynaklanan tehditler: Kendi çıkarları doğrultusunda hareket eden kişi veya kuruluştan kaynaklanan tehditler. Kuruluş ile ilgili olarak endişe, denetimlerde olumsuz durumların yaşanmasına ve mali çıkarlara dair konular tarafsızlığa bir tehdit oluşturmaktadır.
• Ön yargılı değerlendirme tehditleri: Kişi veya kuruluşun yapmış oldukları test-deney veya test, kontrol kalibrasyon kapsamındaki işlerin, personelin ve kurumun, test deney veya test, kontrol kalibrasyon sonucundan başka bir şekilde kendileri tarafından değerlendirilmesinden kaynaklanan tehditler. Müşteri ile yıllar içinde çalışıyor olmaktan kaynaklı oluşan samimiyete dayalı kararlar veya müşterinin bu yönde talepleri buna örnek verilebilir.
• Laboratuvardan giren ve çıkan cihazların tanıdık kişilere ait olması: Kalibrasyon için laboratuvara gelen cihazların bilinen müşteriye ait olduğu durumda personellerin tarafsız kalma durumunun minimize edilmesi gerekliliği.
• Müşterinin saha personeline mobing uygulaması: Müşteri tarafında kişi veya kuruluşun kendisinin, test deney ve test, kontrol kalibrasyon sonuçları ile ilgili açıkça veya gizli bir şekilde, laboratuvar personeline belli bir sonuca zorlandığını ya da mecbur bırakıldığını algılamasından kaynaklanan tehditler.

 

Tarafsızlık veya gizliliğin ihmal edildiği bir durumda, personel/müşteri yazılı olarak ihtar edilir, tekrarı halinde iş akdi tek taraflı olarak feshedilir.

 

6. TARAFSIZLIK

 

Medibim hiçbir şirket, kurum, kuruluş, varlık veya kişiye bağımlı değildir. Harici hiçbir kurum, vakıf, kişi ve kamu kurumu ile bir fon ilişkisi ve desteği yoktur. Sertifikalandırma ve test kalibrasyon faaliyetlerinin her türlü mali, idari, siyasi ve ticari baskıdan uzak tam bağımsız ve tarafsız olması vazgeçilmez bir şarttır. Medibim akredite olduğu veya faaliyet göstereceği tüm sektörlerde hiçbir fark gözetmeksizin yapılan başvurulara kendi politika ve hedefleri doğrultusunda cevap verir. Medibim test-deney ve test, kontrol kalibrasyon faaliyetlerinde sadece tam bağımsız, tarafsız ve yetkin personeller kullanır.

Bu şartlar sağlanmıyor ise hizmetini devam ettirmez.

 

6.1.  Taahhüt: Medibim kuruluş içinde personel belgelendirme faaliyetlerinin yapılmasında, tarafsızlığın öneminin anlaşıldığını, çıkar çatışmasının yönetildiğini ve personel belgelendirme faaliyetlerinin objektifliğinden sağlandığını belirten ve yönetim tarafından taahhüt edilen tarafsızlık beyanı oluşturmuş ve imzalamış ve personellerine imzalatmıştır.

 

Müşterilerimize, çalışanlarımıza, paydaşlarımıza, tedarikçilerimize tarafsız ve adil davranmayı; çalışan tüm personele, üst yönetime imzalatarak tarafsızlık şartlarına uyacağını yazılı olarak taahhüt etmelerini sağlar. Bu beyanlar MB4042 Kalibrasyon Laboratuvarı Sorumlusu Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı ( Test Kalibrasyon Laboratuvarı Sorumlusu ve Test deney ve test, kontrol kalibrasyon uzmanı personel), MB4045 Kalite Yönetim Temsilcisi Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı, MB4046 Yönetim Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı gibi çalışanların vermiş olduğu beyanlar ile güvence altına alınmıştır.

 

6.2 Tarafsızlığın Yönetimi: Medibim Medikal Bilişim ve Kalibrasyon tarafsızlığı yönetmek ve yapılan deney-kalibrasyon ve test, kontrol kalibrasyon işlerinde tarafsız bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere kurumsal yapısını, politikalarını ve kalite yönetim sisteminin yazılı hale getirmiş ve uygulamasını sağlamıştır.

 

7. GİZLİLİK

 

ISO 17025 standardında belirtilen esaslar çerçevesinde gizlilik sağlanır. Medibim müşterilerle yapılan sözleşmelerde tüm aşamalarda tarafsızlık ve gizlilik ilkesine bağlı kalınacağının taahhüdünü vermektedir.

 

Gizlilik sözleşmesi, sertifikalandırılmış kuruluşlar ve sertifikalandırılacak kuruluşlarla ilgili herhangi bir bilginin ve dokümanın üçüncü taraflarca paylaşılmayacağı ve iletilmeyeceğini, gizlilik gerektiren her türlü durumları kapsamaktadır. Gizlilik gerektiren bu durumlar sadece yasal otoritelere ve akreditasyon kuruluşlarına (ör: TÜRKAK vb.) açıktır. Tedarikçinin veya müşterinin yazılı izni olmadan bilgilerin üçüncü tarafa aktarılamayacağının beyanı gerek sözlü gerekse yazılı (ör: Sözleşmelerde vs.) olarak iletilir.

 

Medibim bünyesinde çalışan tüm personelin yazılı ve imzalı olarak gizlilik beyanı bulunmaktadır. Gizlilik beyanları MB4041 Personel Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanında açıkça yazılı olarak belli edilmiştir. Bu beyanlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından imzalatılmış olup, kalite sistemi dokümanlarında muhafaza edilmiştir.

 

7.1 Müşteriler, MB4015 Deney veya Test Kontrol Kalibrasyon Teklif ve Sözleşme Formunu imzaladığında, laboratuvarın faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında, verilen test-deney hizmet kapsamına dair elde edilen ölçüm sonuçları ve verilere ait ya da oluşturulan diğer tüm bilgiler için Gizlilik Prosedürüne tabi olacağına, laboratuvar dışarısında resmi otoritelerin kanunlar çerçevesinde belirlenmiş talepleri haricinde bilgileri başka şahıslara laboratuvara dair herhangi bir bilgi açıklaması yapmayacağını taahhüt etmiş olur.

 

 

8. REFERANSLAR DOKÜMANLAR

 

• TS EN ISO / IEC 17025
• MB1025 Risk Ve Fırsat Analiz prosedüründe
• MB3041 Risk, Fırsat ve Aksiyon Değerlendirme Talimatı
• MB4015 Deney veya Test Kontrol Kalibrasyon Teklif ve Sözleşme Formu
• MB4042 Kalibrasyon Laboratuvarı Sorumlusu Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı
• MB4045 Kalite Yönetim Temsilcisi Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı
• MB4046 Yönetim Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı
• MB4041 Personel Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı

 

 

9. REVİZYON TARİHÇESİ

Revizyon Numarası	Revizyon Tarihi	Yapılan değişikliğe esas maddeler
1	14.08.2023	Prosedürde ‘’deney’’(TÜRKAK) ifadesi kullanılan cümlelere ek olarak ‘’ ve/veya test, kontrol ve kalibrasyon’’ (TİTCK) ifadesi eklenmiştir.
2	05.08.2024	“3. Tanımlar” başlığı eklenmiştir. Yapılan iç tetkik sonucunda gerekli düzenlemeler yapılıp italik olarak işaretlenmiştir. 5.1 başlığında tarafsızlık ve gizliliğe uyulmaması durumuyla ilgili yaptırımlar eklenmiştir.  7.1 maddesi eklenmiştir.